Organisasi&metode
(manajemen)
ARTI PENTING ORGANISASI & METODE
Organisasi berfungsi sebagai prasarana atau alat untuk mencapai tujuan.
Istilah Organisasi dapat diartikan sebagai:
WADAH : Sekelompok manusia untuk saling bekerja sama (Statis)
PROSES : Pengelompokan manusia dalam kerjasama yang efesien (bersifat Dinamis) ]Inilah yang menyebabkan mengapa organisasi selalu bergerak, senantiasa hidup, berkembang dan berubah-ubah
METODE : Tata kerja / cara bagaimana sumber-sumber dan waktu yang tersedia dapat digunakan sehingga proses kegiatan manajemen bisa dilaksanakan sesuai dengan tujuan.
Metode ini diperlukan agar dalam pemanfaatan sumber yang diperlukan bagi terlaksananya kegiatan manajemen tidak terjadi kemacetan dan pemborosan.
ORGANISASI DAN METODE :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan factor-faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen yaitu mencapai tujuan apa yang telah ditetapkan
Dari Pemgertian diatas O & M mengandung maksud:
- Kunci
dan Syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
- Mutlak
dalam kegiatan manajemen
- Memanfaatkan
segala sumber dan waktu
- Berguna
untuk peningkatan efesiensi kerja untuk mencapai tujuan
Proses dari kegiatan seorang manajer bagaimana mengambil keputusan yang terbaik melalui kerjasama dengan orang lain tanpa mengabaikan sumber-sumber yang tersedia untuk pencapaian tujuan
Kegitan Manajemen :
- Planning
(perencanaan):
- Organizing
(pengorganisasian):
- Motivating
(motivasi):
- Controlling
(pengendalian):
Faktor-faktor produksi (SUMBER-SUMBER) YANG DIPERLUKAN:
¨ Manusia atau Tenaga Kerja (Man/Man Power)
¨ Uang atau Biaya (Money)
¨ Bahan-bahan atau Material (Materials)
¨ Mesin dan Peralatan (Mechines & Equipment)
Sumber-sumber diatas menurut George R Terry disebut 6M (the six M’s in management) dengan menambah 2 sumber lagi:
¨Tata kerja (Methods)
¨ Pasar (Market)
Dalam kegitan manajemen ke-6 sumber diatas mutlak diperlukan tetapi dalam sudut pandang O & M, Methods & Market tidak disebut sebagai sumber. Metode hanyalah cara yang dipergunakan sedangkan market adalah wahana untuk memperluas sasaran kegiatan.
Hubungan timbal balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata kerja (Metode)
O & M mutlak diperlukan dalam kegiatan manajemen. Lihat gambar dibawah ini:
3. Sejarah O & M
Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.
Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:
© Mengadakan prognosis (problems observation)
© Mengadakan diagnosis (problems identification)
© Menentukan sebab-sebab (reasions determination)
© Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)
Istilah-istilah O
& M
Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative
analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering,
Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M
adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang
(lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro
Organisasi & tata laksana.Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:
ª Membantu top majaer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi
ª Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan tactics
ª Membantu penempatan staf
ª Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan
ª Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, system pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja
ª Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi
ª Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja
ª Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.
4. O & M sebagai alat Analisis & Survey
Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M. Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.
Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survey, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya survey. Tahap-tahap dalam survey:
- Perencanaan
pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:
♪ Penentuan ruang lingkup
♪ Penentuan sasaran
♪ Penentuan sampling
♪ Persiapan program
♪ persiapan pelaksanaan
- Pelaksanaan
Survei
♪ Pengumpulan fakta:
♫ Peninjauan langsung
♫ Wawancara
♫ Diskusi
♫ Membagikan survei
♫ Riset
- Pengolahan
♪ Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif
- Penyajian
♪ Pemaparan
- Penerapan
♪ Penugasan
♪ Penilaian
RUANG LINGKUP O
& M
► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)
sumber:www.google.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar